Procédure : Archivage & conservation des données

1. Objectifs

Définir les règles d’organisation et de sécurité pour l’archivage et la conservation des données (protection, accès, sauvegardes, continuité d’activité, durées de conservation) en conformité avec les exigences légales applicables.

2. Références

• Loi 78-17 dite « Informatique et Libertés » & RGPD
• Code monétaire et financier (exigences LCB-FT)
• Recommandations CNIL et supervision ACPR

3. Responsabilités

La direction est garante de l’application de la présente procédure. Le référent conformité/LCB-FT veille aux exigences de vigilance et de conservation. Le référent IT garantit la sécurité, les sauvegardes et la reprise d’activité.

4. Dispositif de gestion

4.1 Systèmes et outils

• Hébergement Hostinger (site & base) – sauvegardes automatiques
• Drive sécurisé (dossiers clients/partenaires/administratif)
• Messagerie @epm-assurances.com avec MFA
• Brevo (CRM/emailing) – exports chiffrés
• WordPress / Elementor – minimisation des données

4.2 Accès & sécurité

• Identifiants individuels, mots de passe robustes, MFA
• Chiffrement des postes et des sauvegardes, verrouillage automatique
• Gestionnaire de mots de passe, traçabilité des accès

4.3 Sauvegardes & PCA

• Sauvegardes quotidiennes hébergeur + export mensuel chiffré
• Tests de restauration biannuels
• Plan de Continuité d’Activité J+1 (bascule mobile, support hébergeur, 4G/5G)

5. Documents papier

Numérisation systématique ; originaux sensibles en armoire ignifugée ; dossiers papier en armoires fermant à clé.

6. Durées de conservation (synthèse)

7. Contrôle

Revue annuelle de la présente procédure et mise à jour en cas d’incident ou d’évolution réglementaire.